Hameln. Digitalisierung ist das Thema der Stunde. Bereits vor der Corona-Pandemie dominierten digitale Prozesse viele Bereiche unseres Alltags, doch die Stunde der Wahrheit schlug, als im Kampf gegen Covid-19 weltweit das öffentliche Leben heruntergefahren wurde – und Dienstleistungen, Schulunterricht & Co. von einem Tag auf den nächsten auf anderen als den üblichen und bekannten Wegen angeboten und durchgeführt werden mussten. In der Hamelner Stadtverwaltung war einer der ersten Bereiche, die eins zu eins und ohne Reibungsverluste auch vom Home Office aus funktionierten, die Buchhaltung – dank einer technischen Innovation, mit der die Stadt Hameln bereits seit 2017 arbeitet: dem elektronischen Rechnungsworkflow.

Für ihren elektronischen Rechnungsworkflow wurde die Stadt Hameln nun beim 19. eGovernment-Wettbewerb in Berlin ausgezeichnet. Im Bereich „Bestes Digitalisierungsprojekt in Bund, Ländern und Kommunen 2020“ belegte sie den 3. Platz. Im elektronischen Rechnungsworkflow werden Rechnungen digitalisiert, Daten und Text automatisch eingelesen und verschlagwortet – so kann später, ähnlich wie bei Google, gezielt nach Informationen gesucht werden. Rechnungen werden innerhalb der Verwaltung automatisch zum zuständigen Empfänger geleitet, am Bildschirm angeordnet, als Datensatz in das Finanzsystem übergeleitet, verbucht und bezahlt – und anschließend in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert.

In einem Haus von der Größe des Hamelner Rathauses fallen pro Werktag etwa 100 Rechnungen an, zu jeder dieser Rechnungen wird ein Kontierungsblatt erstellt, die entsprechende Fachabteilung bekommt einen Buchungsbeleg, kurz: es werden 69.000 Blatt Papier pro Jahr erzeugt, die in 140 Aktenordnern abgeheftet werden, die wiederum jeweils zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Ein System wie der elektronische Rechnungsworkflow spart also nicht nur Papier, Tinte, Toner und Platz, sondern auch Zeit und macht die Verwaltung wesentlich effizienter.

Für die Stadt Hameln ist der Preis ein wichtiges Zeichen dafür, als Verwaltung auf dem richtigen Weg ins digitale Zeitalter zu sein. „Wir wollen uns auf dieser Leistung allerdings nicht ausruhen, sondern die Digitalisierung auch weiterhin stark vorantreiben“, sagt Matthias Struckmeyer, Fachbereichsleiter Steuerung und innere Dienste im Rathaus. Aktuell wird ein digitales Vertragsregister eingeführt, zudem werden sukzessive alle Abteilungen auf eine digitale Aktenführung umgestellt. Als derzeit einzige Kommune nimmt Hameln an einem Projekt der Leuphana-Universität Lüneburg und der kalifornischen Stanford University teil, in dem unter anderem gemeinsam mit Unternehmen wie Airbus, IBM und Audi über digitale Führung und Unternehmenskultur beraten wird. Und ganz oben auf der Liste steht ein barrierefreier, digitaler Zugang für alle Bürgerinnen und Bürger für viele Dienstleistungen, für die heute noch der Gang ins Rathaus unerlässlich ist.